Guide - Registrera och skicka faktura

För att kunna registrera en faktura i Qvalias leverantörsportal måste Sveriges geologiska undersökning (SGU) vara registrerad som en kund till ditt företag. Läs om hur man gör det i guiden Registrera SGU som kund.

1. Logga in på Qvalias leverantörsportal

Gå till följande adress;

https://qvalia.com/se/gratis-e-fakturering/skicka-e-faktura-till-sgu/

och tryck sedan på ”Logga in”

2. Ange den e-postadress som uppgavs vid registrering av företag och tryck sen på ”nästa”

Exempel:

När du trycker på ”nästa” kommer du att få uppge lösenordet som valdes när kontot skapades. Om du har glömt lösenordet trycker du på ”återställ lösenord”.

3. Ange lösenordet och tryck sedan på ”logga in”

Nu loggas du in på Qvalias plattform för kostnadsfri e-fakturering.

4. Välj ”Fakturor” i menyn

En ny sida öppnas.

5. Välj ”skapa faktura”

Om det är första gången du ska skapa en faktura kommer sidan att se ut som bilden här under. Tryck på”+ Skapa faktura”.

Om du har skapat fakturor tidigare eller fakturor ligger som utkast ser sidan ut som på bilden under. Tryck på ”+ Skapa faktura”.

För att skapa en kreditfaktura trycker man på ”+ skapa kreditfaktura” och därefter är det samma process.

När du tryckt öppnas en ny sida.

6. Skriv ”Sveriges geologiska undersökning” under ”Sök kund” och tryck sedan på resultatet.

Nu ska du välja den kund som du vill fakturera. Du kan endast få fram en kund som du har redan registrerat. Under ”Sök kund” skriver man ”Sveriges geologiska undersökning”. Därefter trycker man på resultatet som visas. Man kan trycka på ”hela” raden”.

Om du inte får något resultat kan det bero på flera saker

• Har du registrerat SGU som en kund?
• Har du skrivit rätt namn på SGU vid registrering av kund?
• Har du skrivit rätt under ”Sök kund”?

Ett nytt fält öppnas under befintliga ruta.

7. Nu fyller man i ”Kundreferens” och ”Vår kontaktperson”.

Säkerställ att ”E-faktura via PEPPOL” under ”Välj fakturaformat” är valt. Detta ska ej ändras.

”PEPPOL-ID” ska fyllas i per automatik. Stäm av att 0007:2021002528. Är det ej ifyllt kan du skriva in 0007:2021002528. Detta ska ej ändras.

Under ”Kundreferens” ”skriver du in den nummerserie (kostnadsställe) som du fått från beställaren.

OBS!
För att SGU ska säkerställa att betalningen hanteras korrekt och att den ej blir försenad är det av vikt att det är korrekt ifyllt. Om du ej har fått något sådant av beställaren bör du omgående kontakta beställeren och begära det. Felaktigt kostnadsställe kan leda till att betalning uteblir då SGU inte kan säkerställa att köpet är utfört av medarbetare på SGU. På följande sida finns exempel på korrekt Kundreferens under ”Fakturamärkning”:

Faktura till SGU

Har du fått t.ex. projektnummer eller namn på beställare ska uppges görs det i punkt 8.

Under ”Vår kontaktperson” fyller du namnet, telefonnummer och/eller e-post till kontaktpersonen på er sida som kan svara på frågor kring beställningen.

Tryck på ”Lägg till fakturan” när du är klar. Är allt korrekt syns följande meddelande:

8. Nu fyller du i fakturainformationen

”Fakturanummer” fylls i av er. Detta får du av ditt ekonomisystem.

”Betalningsvillkor” är alltid 30 dagar. Andra betalningsvillkor accepteras ej.

”Betalningsreferens” är t.ex. OCR eller den referens du kan använda dig av för att matcha inbetalning på er bank till fakturan i ert ekonomisystem.

Om du har fått till dig att du ska uppge ett projektnummer, diarienummer(avtalsnummer) eller namn för beställaren görs det genom att trycka på ”lägg till ytterligare fält” och väljer sedan fält att lägga till.

• Avtalsreferens används om du har fått ett avtals-/diarienummer
• Anteckningar används om du till exempel ska skriva namn på beställaren eller ett valfritt meddelande till SGU (Fakturameddelande)
• Projekt används om du ska uppge ett projektnummer

 

Under ”Bankkonto” fyller man ert sätt att mottaga betalningar på. Detta kan vara Bankgiro, Bankkonto, IBAN etc. ”Valuta” ska alltid vara SEK.

Exempel på ifylld fakturainformation:

Tryck på ”Lägg till fakturan” när du är klar, och då öppnas ett nytt fält under.

9. Nu registrerar man det som har sålts från er till SGU.

Under ”Produktnamn” fyller du i namnet på produkt eller tjänst som ska faktureras.

Under ”Produktnummer” fyller du i ett artikelnummer om sådant finns. Behöver ej fyllas i.

Under ”Antal” fyller du i antal produkter eller tjänst som har sålts.

Under ”Enheter” – Beroende på såld vara eller tjänst man enhet här.

• Har man sålt en konsulttjänst per timme kan man välja ”Timme (hour)”
• Har man sålt en vara kan man välja ”styck (piece)”
• Har man sålt fyllnadsmassa eller liknande kan man välja ”kilogram”

Under ”Styckpris (…)” skriver du in in styckpriset för artikeln (exklusive moms).

Under ”Moms %” fyller du i den momssats, i procent, som gäller för artikeln.

Om det finns behov av att fylla i information i fritext kan du välja ”Lägg till ytterligare fält” och sedan ”artikelbeskrivning”. I rutan som skapas kan du skriva fritext kring artikeln.

När allt är klart trycker du på ”+ lägg till”.

Exempel på korrekt registrerad:

När du har tryck på ”+ lägg till” öppnas ett nytt fält med summering, kontrollera att allt är korrekt.

Ska fler artiklar läggas till trycker du på ”+ lägg till ny artikel” och gör om förgående steg.

Om du vill bifoga en bilaga, t.ex. underlag för tidredovisning, materiallista eller dylikt trycker du på ”+ lägg till bilaga” och bifogar underlaget.

Ser allt OK ut och fakturan är redo för fakturering trycker du på ”Spara och granska >”

Du får en bekräftelse att fakturan är sparad.

Och en ny sida öppnar. Notera att fakturan inte än är skickad till SGU.

10. Stäm av fakturan och skicka den därefter till SGU

Nu ser du en överblick på hur fakturan ser ut och vad som kommer skickas till SGU. Stäm av det och om allt ser OK ut trycker du på ”skicka faktura”.

Du får en bekräftelse att fakturan är skickad:

Nu är fakturan skickad till SGU och du tas till en ny sida där du ser en sammanställning över dina utställda fakturor.